GDPR

GDPR-ORDNING FOR

Grundejerforeningen Søften Bakker

Behandling af persondata i Grundejerforeningen Søften Bakker.

Grundejerforeningen Søften Bakkers bestyrelse har på sit møde den 27.06.2019 fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at grundejerforeningens persondatabehandling er i overensstemmelse med EU's General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.

Indsamling af persondata Grundejerforeningen Søften Bakker beder medlemmer om de persondata, der er nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata iht. nedenstående.

Persondata for ejere

· Personnavne på voksne i husstanden

· Fysiske adresser (vinter- og sommerbolig)

· E-mail adresser på voksne i husstanden

· Telefonnumre på voksne i husstanden

· Info vedr. tilmelding til YouSee foreningsaftale

· Evt. ejendommenes matrikelnumre

· Evt. dato for erhvervelse af ejendommen

Disse data opdateres løbende.

Opbevaring og videregivelse af de indsamlede persondata beror hos bestyrelsens kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og interne revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.

Kendskab til persondata

Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen Søften Bakker f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb og lignende. Sådanne data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater.

Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet — eller dele heraf — kan være gået tabt.

Offentliggørelse af persondata

Data som medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

Sletning af persondata

De nævnte persondata slettes ikke f.s.v. angår ejernavne og adresser. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive grundejerforeningens historie. Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af Grundejerforeningen Søften Bakker, indgår i foreningens arkiv, som beror hos grundejerforeningens kasserer.

Dataansvarlig

Grundejerforeningen Søften Bakkers kasserer er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.

Kontrol

I forbindelse med intern revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer intern revisor, at ovenstående regler overholdes.

Tilkendegivelse

Dette regelsæt tilkendegives for Grundejerforeningen Søften Bakkers Medlemmer, og offentliggøres på Grundejerforeningen Søften Bakkers hjemmeside.

Besluttet på bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Søften Bakker den 27.06.2019